Reglugerð nr. 896/2009 um skil og miðlun upplýsinga milli leik- og grunnskóla

1. gr.

Gildissvið.

Reglugerð þessi tekur til öflunar, meðferðar og vörslu upplýsinga um börn í leikskólum og miðlunar upplýsinga milli leikskóla og milli leik- og grunnskóla. Til þeirra teljast upplýsingar sem eru nauðsynlegar fyrir skólagöngu barns í leikskóla og stuðlað geta að því að leikskólinn geti mætt þörfum þess.

2. gr.

Foreldrar.

Foreldrum er skylt að veita leikskóla upplýsingar um barn sitt sem nauðsynlegar eru fyrir skólastarfið og velferð barnsins.

Foreldrar eiga rétt á aðgangi að upplýsingum um börn sín sem leikskólar safna og varð­veita. Um takmarkanir á upplýsingarétti þeirra fer samkvæmt fyrirmælum 17. gr. stjórn­sýslu­laga nr. 37/1993 og 9. gr. upplýsingalaga nr. 50/1996.

Foreldri sem ekki fer með forsjá barns á rétt á að fá upplýsingar um barnið frá leikskóla. Um rétt foreldris til upplýsinga fer samkvæmt fyrirmælum 52. gr. barnalaga nr. 76/2003.

3. gr.

Nauðsynlegar upplýsingar.

Til nauðsynlegra upplýsinga teljast m.a. persónuupplýsingar um heilsufar, sérþarfir, líkam­lega og andlega getu til náms, leiks eða annars skólastarfs. Hér er átt við upplýsingar sem afla þarf til að tryggja velferð, menntun og þroska nemenda samkvæmt lögum um leikskóla og grunnskóla eða til að sveitarstjórn, og eftir atvikum skóla­stjórnendur, geti sinnt skyldum sínum samkvæmt þeim lögum. Persónuupplýsingar geta verið:

• Almennar upplýsingar um félagslega stöðu og þroska barna.
• Kennslufræðilegar, læknisfræðilegar, sálfræðilegar, sérkennslufræðilegar grein­ingar og aðrar greiningar og sérúrræði fyrir börn, sérkennsluumsóknir, náms­áætlanir vegna sérúrræða, einstaklingsnámskrár og aðrar bakgrunns­upplýsingar sem að gagni geta komið fyrir velferð og aðlögun barna í grunn­skóla.
• Hvers konar skrifleg eða stafræn gögn svo sem skýrslur, greinargerðir og umsagnir er varða velferð og skólagöngu barns.

4. gr.

Þagnarskylda.

Gæta skal fullrar þagnarskyldu um persónuupplýsingar sem aflað er um barn í leikskóla og fylgja því í aðra leikskóla eða grunnskóla. Um þagnarskyldu starfsmanna sveitar­félaga fer samkvæmt 57. gr. sveitarstjórnarlaga nr. 45/1998 og 8. gr. laga nr. 90/2008 um leikskóla. Samkvæmt lögum eða fyrirmælum reglugerðar þessarar er óheimilt að miðla persónuupplýsingum um börn í leikskólum til annarra en þeirra sem þess þurfa vegna starfa sinna. Málsmeðferð skal að öðru leyti vera í samræmi við gildandi lög um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

5. gr.

Meðferð og öflun upplýsinga.

Við meðferð og öflun persónuupplýsinga skal þess gætt að þær séu unnar með sann­gjörnum, málefnalegum og lögmætum hætti og að öll meðferð þeirra sé í samræmi við vandaða vinnsluhætti persónuupplýsinga samkvæmt fyrirmælum laga um persónu­vernd og meðferð persónuupplýsinga. Gæta skal þess að upplýsingar sem aflað er séu viðeigandi og ekki umfram það sem nauðsynlegt er miðað við tilgang þeirra. Þær séu áreiðanlegar og uppfærðar eftir þörfum.

6. gr.

Miðlun upplýsinga.

Um miðlun persónuupplýsinga sem fyrir liggja um hvert einstakt barn í leikskóla og nauð­syn­legar eru fyrir velferð og aðlögun þess í grunnskóla fer, auk fyrirmæla reglu­gerðar þessarar, samkvæmt 3. mgr. 16. gr. laga nr. 90/2008 um leikskóla. Við flutning barns milli leikskóla og úr leikskóla í grunnskóla skal leikskólastjóri þess leik­skóla sem barnið var í sjá til þess að nauðsynlegar persónuupplýsingar um barnið flytjist með tryggum og öruggum hætti til viðtökuskóla. Ef upplýsingar um viðtökuskóla liggja ekki fyrir verða gögnin ekki send fyrr en beiðni viðtökuskóla hefur borist.

Leikskólastjóri eða þar til bær sérfræðingur af hálfu sveitarfélags, samkvæmt nánari ákvörðun nefndar, sbr. 2. mgr. 4. gr. laga um leikskóla, leggur mat á nauðsyn upp­lýsinga vegna fyrirhugaðrar skólagöngu barns í grunnskóla og ber ábyrgð á miðlun þeirra til hlutaðeigandi grunnskóla.

Leikskólastjóra ber að gera foreldrum grein fyrir hvaða upplýsingar fylgja barni á milli leikskóla eða í grunnskóla og um rétt foreldra til að fá vitneskju um slíkar upplýsingar. Í skólanámskrá hvers leikskóla skal tilgreina hvaða upplýsingar skulu fylgja barni á milli leikskóla eða í grunnskóla.

7. gr.

Ábyrgð á meðferð upplýsinga.

Leikskólastjóri ber ábyrgð á meðferð og vörslu upplýsinga og að uppfylltar séu þær kröfur sem gerðar eru til ábyrgðaraðila samkvæmt lögum nr. 77/2000 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga og lögum nr. 66/1985 um Þjóðskjalasafn Íslands.

Þegar skólagöngu barns í leikskóla er lokið og ekki eru lengur fyrir hendi málefnalegar ástæður til varðveislu upplýsinga um það skal sá aðili sem falin er meðferð og varsla upplýsinga, þ.e. héraðsskjalasafn eða Þjóðskjalasafn Íslands, annast meðferð þeirra í sam­ræmi við fyrirmæli laga um Þjóðskjalasafn Íslands og fyrirmæli sett samkvæmt þeim.

Eyðing gagna, skv. heimild stjórnarnefndar Þjóðskjalasafns sbr. 7. gr. laga nr. 66/1985, skal fara fram með tryggum og öruggum hætti.

8. gr.

Varðveisla upplýsinga.

Persónuupplýsingar skulu varðveittar í læstum hirslum. Þegar persónuupplýsingar um börn eru skráðar og varðveittar í tölvu skal þess gætt að viðkomandi skrá sé læst með tryggilegum hætti og að aðgengi að henni sé takmarkað við þá sem það þurfa vegna starfa sinna.

9. gr.

Gildistaka.

Reglugerð þessi, sem sett er með heimild í 3. mgr. 16. gr. laga nr. 90/2008 um leikskóla, öðlast þegar gildi.

Mennta- og menningarmálaráðuneytinu, 20. október 2009.

Katrín Jakobsdóttir.

Baldur Guðlaugsson.